Сегодня деятельность любой компании невозможно представить без передовых технологий и информационных систем, которые порой занимают ключевое место в стратегии развития. Речь идет о системах, автоматизирующих работу компании, оптимизирующих ключевые бизнес-процессы, позволяющих оперативно получать не только финансовую и производственную информацию, но и отслеживать жизненные циклы продаж, добиваясь повышения качества управления компанией и прибыльности бизнеса. В условиях усиления конкурентной борьбы наиболее востребованными являются системы управления отношениями с клиентами (CRM).
Такие системы (например, Microsoft Dynamics CRM) применимы в подавляющем большинстве отраслей и в компаниях самого разного масштаба. Однако универсальные решения, как правило, не учитывают особенностей, присущих конкретной отрасли, а это важный фактор. Выходом в такой ситуации может стать использование отраслевых CRM-решений, созданных на базе универсальных систем и предлагающих различный набор функциональных возможностей в зависимости от конкретной отрасли. Такие системы позволяют контролировать все этапы жизненного цикла бизнес-процессов, наращивать базу потенциальных клиентов и поддерживать контакты с текущими заказчиками с учетом особенностей именно Вашего бизнеса.
Так, CRM-системы, разработанные с учетом специфики деятельности медиахолдингов автоматизируют полный цикл маркетинга и продаж. С помощью такого решения медиакомпания может управлять продажами эфирного времени и рекламных услуг, а также хранить полную информацию о заказчиках, вести документооборот, контролировать исполнение планов продаж и анализировать общую эффективность коммерческой службы. При выборе подобного отраслевого CRM-решения рекомендуем обратить внимание на следующие функции:
- управление отношениями с рекламодателями (хранение в CRM информации о заказчиках, истории взаимодействия с ними);
- управление договорной работой (ведение договоров, дополнительных соглашений и приложений к договорам);
- разграничение прав доступа к организациям (получение прав доступа и назначение ответственных, отслеживание сроков);
- управление продажами, добавление продуктов и услуг в заказ/предложение/возможную сделку (наличие специальных форм для добавления продуктов и услуг, возможность использования сезонных коэффициентов, скидок/наценок и переопределение цен);
- работа со счетами (выставление счетов, внесение оплат, отслеживание дебиторской задолженности, пересчет оплат по курсу валют на текущий день, автоматическая генерация счетов);
- автоматизация процессов согласования (согласование заказов, предложений, отмены счета, квалификации интересов);
- анализ эффективности продаж и финансовых показателей коммерческой службы.
Одной из наиболее важных задач, стоящих перед медиахолдингами, является управление взаимоотношениями с рекламодателями, которые приносят основной доход: внедряемое CRM-решение должно упрощать для Вас процесс работы с ними и позволять хранить основную (контактные, профессиональные и личные данные) и дополнительную информацию. Плюсом может быть также, например, возможность хранения нескольких адресов организации. Классификация адресов по типам (фактический, юридический, почтовый) позволяет службе доставки или логистики оптимизировать работу с планированием выездов специалистов, ускорит процесс выставления счетов по юридическому адресу клиента.
Другую важную нишу в работе медиахолдинга занимает деятельность, связанная с управлением договорными процессами. В рамках решения этих задач отраслевая CRM-система может позволять фиксировать количество договоров по клиенту, отслеживать срок их действия и привязывать банковские реквизиты. В случае создания приложений или дополнительных соглашений к договорам, их можно привязать к карточке нужного договора. Благодаря использованию CRM-системы значительно упрощается работа по согласованию заказов, предложений и счетов.
Весь описанный функционал облегчает процесс взаимодействия менеджеров разных подразделений и позволяет ускорить процесс обработки заказа и формирования счетов, а значит, повысить эффективность продаж. В качестве примера успешного использования современных CRM-технологий в работе медиахолдинга можно привести опыт РИА Новости. Благодаря использованию специализированного отраслевого CRM-решения компания получила эффективный инструмент для управления процессами продаж, маркетинга и обслуживания клиентов. Руководство агентства смогло достаточно быстро оценить результаты внедрения CRM-системы:
- повышение производительности сотрудников коммерческих и маркетинговых отделов на 30%;
- обеспечение эффективного и прозрачного взаимодействие с клиентами на протяжении всего цикла продаж;
- сокращение времени на обслуживание клиентов;
- обеспечение согласованности действий всех подразделений компании;
- повышение среднего уровня доходов, получаемых с каждого клиента, на 5%;
- сокращение времени на подготовку аналитических отчетов в 2 раза.
Так, например, автоматизация процесса выставления счета по заказу позволила значительно сэкономить время менеджеров. Благодаря специальным шаблонам, использующим данные клиента, его реквизиты, валюту и суммы составляющих заказа счет формируется и выставляется за считанные минуты, а затем его можно распечатать напрямую из CRM-системы. Еще одним преимуществом автоматизации процесса работы с клиентом стало снижение влияния человеческого фактора: теперь система следит за ходом согласования документов и своевременно информирует всех участников об их статусе.
Внедрение CRM на базе Microsoft Dynamics CRM обеспечивает прозрачную систему исполнения всех регламентов по продаже продуктов и услуг агентства и является инструментом для контроля затрат, рисков, доходности и уровня лояльности наших клиентов,
- комментирует Евгения Бугас, заместитель генерального директора РИА Новости.
Повышение конкуренции на рынке подталкивает медиакомпании искать способы повышения эффективности. Выигрывает тот, кто первым находит оптимальное решение.