Предпосылки для проекта
Совершенно очевидно, что для успешного функционирования компании GCL при таком характере деятельности и сложной организационной структуре необходимо, с одной стороны, проводить мероприятия, направленные на контроль и прозрачность расходов, что в первую очередь зависит от совершенства операционных бизнес-процессов, а с другой стороны, обеспечивать лояльность как партнеров, так и клиентов – на таком высококонкурентном и сложном рынке даже незначительная оплошность может привести к достаточно серьезным неприятностям.
Во многом эти факторы и послужили предпосылками для старта в GCL проекта внедрения CRM-системы, основной задачей которого явилось повышение эффективности управления контейнерным парком компании. В рамках данного проекта требовалось решить потребности GCL в автоматизации процесса калькуляции стоимости перевозов и подбора оптимального маршрута для транспортировки груза в соответствии с требованиями клиента. Естественно, что решение указанных задач потребовало и консолидацию ключевых данных о клиентах и партнерах в рамках единого информационного пространства.
По результам исследования программных средств, представленных сегодня на рынке и предназначенных для решения широкого спектра задач транспортных компаний, в GCL остановились на отраслевом продукте bpm’online cargo, реализованном на платформе bpm’online.
Цели и способы реализации задач проекта
Рассмотрим подробнее, какие цели и каким образом были достигнуты. Как уже было упомянуто выше, проекты такого масштаба всегда требуют консолидации данных в качестве первого критического шага. Конечно, решение этой задачи затрудняет разнородность данных и наличие большого количества информационных систем. Однако команде проекта удалось справиться с этими трудностями.
В результате был создан инструмент, не просто консолидирующий массивы информации, но и предоставляющий возможности поиска и использования этой информации для построения коммуникаций с клиентами с минимальными трудозатратами. Для этого в bpm’online cargo был настроен импорт актов подрядчиков по услугам, данных ГВЦ ОАО «РЖД» о местоположении контейнеров и вагонов, отчетов агентов о стадиях перегруза в перевалочных пунктах. Благодаря двусторонней интеграции с 1С пользователи получили возможность получать данные по договорам, счетам и состоянии оплат непосредственно из CRM-системы.
Для эффективного использования контейнерного парка как главного ресурса компании в решении была реализована функция резервирования контейнеров в пункте отправления и на других станциях. Данные об этом фиксируются в системе, что позволяет сразу же закрепить контейнеры за конкретным клиентом, исключив возможность заказа одних и тех же контейнеров под различные перевозки.
В решении была также создана функция импорта данных о местоположении и состоянии контейнеров, с помощью которой сотрудник компании может быстро узнать о количестве свободных контейнеров для транспортировки груза нового клиента. Дополнительным преимуществом стала возможность отправки автоматических e-mail-оповещений заказчику о дислокации контейнеров, позволяющая ему контролировать все стадии транспортировки груза.
Для быстрого подбора вариантов транспортировки груза был создан отдельный инструмент, позволяющий специалисту GCL быстро подобрать для клиента оптимальные котировки на основании минимального набора данных – пункта отправки и пункта назначения. Далее система оперативно обрабатывает большой объем данных, просчитывая несколько подходящих вариантов маршрутов, формирует коммерческое предложение и отправляет его клиенту, что значительно увеличивает скорость обработки клиентского запроса и конверсию заявок в заказы.
Первые итоги
Несмотря на то, что проект был закончен совсем недавно, в середине июля 2014 года, уже можно говорить о первых экономических результатах проекта. После внедрения системы «Глобал Контейнер Лоджистикс» увеличила эффективность своей деятельности, достигнув следующих бизнес-результатов:
- Более чем в 4 раза увеличилась скорость подбора котировок, а соответственно — и скорость обработки клиентского запроса.
- Уровень сервиса компании улучшился, благодаря возможности быстрого подбора маршрута и тарифа, наиболее подходящих клиенту.
- Единая структурированная база запросов и предпочтений клиентов начала формироваться в CRM-системе компании. В будущем она поможет более эффективно выстраивать коммуникации с заказчиками и предоставит существенные конкурентные преимущества.
Справка о решении bpm’online cargo
bpm’online cargo является отраслевым решением, созданным на инновационной платформе bpm’online и предназначенным для решения задач транспортных и логистических компаний. bpm’online cargo позволяет решить различные бизнес-задачи, в частности: создать единую базу клиентов, организовать эффективную работу с партнерами, автоматизировать процесс отработки входящих запросов и заявок и управлять взаиморасчетами. Более подробную информацию о решении bpm’online cargo можно найти в каталоге отраслевых CRM-систем.