В собственности российского подразделения SATO на данный момент находятся более 300 квартир, которые уже сдаются в аренду, а также более 200 квартир, находящихся на этапе строительства. Представительству компании в Петербурге требовался инструмент, который помог бы ускорить и упростить взаимодействие с арендаторами, оперативно управлять всей информацией о квартирах, клиентах, договорах и счетах, а также предоставлять актуальную аналитику по сдаваемым объектам.
Выбор решения
На момент старта проекта в головной компании SATO, расположенной в Финляндии, уже с успехом завершился проект внедрения Microsoft Dynamics CRM Online, которое используют 120 пользователей. Оценив возможности CRM-системы, которая позволила автоматизировать обработку заявок от клиентов, руководство SATO хотело найти подобное CRM-решение для автоматизации ключевых бизнес-процессов быстрорастущего бизнеса в России.
В процессе выбора компания рассматривала несколько представленных на российском рынке CRM-систем. Основными критериями стали – надежность платформы и возможность расширения функционала, так как для SATO было важно автоматизировать не только процессы продаж и работы с клиентами, но и настроить систему под ведение учета квартир и договоров аренды. В итоге выбор во второй раз был сделан в пользу новейшего облачного решения Microsoft Dynamics CRM Online, которое стало логическим продолжением комплексной облачной автоматизации компании.
Мы стремимся сконцентрировать максимум усилий и ресурсов на ключевых бизнес-процессах – взаимодействии с клиентами и обслуживании. Именно поэтому мы выбрали облачную платформу Microsoft Dynamics CRM Online, которая позволит нам пользоваться надежным промышленным решением с меньшими вложениями в инфраструктуру и поддержку ИТ. Кроме того, это оказалось очень удобно – мы получили готовую постоянно обновляемую систему, с которой можем сразу же начать работать.
Выбирая партнера по внедрению, мы приняли решение сотрудничать с компанией «КОРУС Консалтинг», которая за 2014 год реализовала самое большое количество проектов по внедрению Microsoft Dynamics CRM Online в России, имеет опыт работы с международными компаниями, а также подтвержденную многочисленными рекомендациями заказчиков экспертизу по внедрению CRM,
- рассказывает о выборе CRM-системы Йоханна Пуранен, генеральный директор компании SATO в России.
Функциональность внедренного решения
В рамках проекта специалисты «КОРУС Консалтинг» автоматизировали ключевые процессы работы с недвижимостью – ведение каталога квартир и жилых комплексов, справочника мебели и оборудования по квартирам, прайс-листов со стоимостью аренды, были настроены типовые печатные формы, что сократило время на оформление договоров. В компании появилась возможность вести учет клиентской базы и подрядчиков, автоматизировать взаимоотношения с клиентами на всем цикле работы – от первого контакта до подписания договора аренды. Кроме того, сотрудники отдела обслуживания получили возможность работать с обращениями по квартирам, которые поступают от арендаторов.
Система Microsoft Dynamics CRM Online обеспечила возможность формировать аналитическую отчетность по различным критериям - показателям прибыльности, дебиторской задолженности, обороту и простоям квартир. Такая аналитика помогает руководству SATO быстро и наиболее точно определять параметры объектов для будущих инвестиций и принимать обоснованные управленческие решения по работе с существующим фондом недвижимости. CRM-система интегрирована с «1С: Предприятие» для обмена договорами и счетами, позволяя оперативного выставлять счета и отслеживать их оплату с помощью Microsoft Dynamics CRM Online.
Результаты проекта
Компания получила сразу несколько важных практических результатов:
- Единая клиентская база. Вся информация по квартирам, арендаторам и продажам теперь собрана в одном месте. Это позволило получить актуальную единую базу, которой могут пользоваться все менеджеры и руководители компании. Также это дало возможность сотрудникам своевременно обнаружить и исправить ошибки и неточности в данных, полученные за время работы с разрозненными базами.
- Быстрый процесс выставления счетов. Раньше процесс ежемесячного выставления счетов по каждому клиенту производился сотрудниками вручную и занимал в среднем неделю, теперь счета выставляются автоматически и точно в срок.
- Полная информация о договорах клиента. Теперь информация о договорах доступна непосредственно из CRM-системы, в базе хранятся согласованные копии документов, что позволяет сократить время на поиск необходимой информации.
- Менеджеры получили полную картину о договорах, счетах и оплатах клиента. В том числе, благодаря интеграции с «1С:Предприятие» сотрудники, работающие с клиентами, оперативно получают информацию об оплатах клиента и могут вовремя отслеживать задолженность.
- Оперативное формирование отчетности. Решение позволило существенно сократить срок формирования управленческой отчетности по задолженностям, обороту, прибыли и простоям квартир. До автоматизации процесс подготовки ежемесячных отчетов для руководства и головного офиса занимал не меньше недели, сейчас это происходит в течение пяти минут.
Начав работу в Microsoft Dynamics CRM Online мы сразу ощутили разницу. Вся информация о клиентах консолидирована в едином решении - не нужно искать данные об арендаторах и квартирах в разных базах, объединять различные форматы документов, исключена потеря информации.
Очень важно, что внедрение CRM-системы отразилось и на внутренних процессах. Теперь сотрудники тратят в несколько раз меньше времени на создание договоров, выставление ежемесячных счетов, отчётов, проверку оплат и внутренние коммуникации. Кроме того, существенно упростилось взаимодействие с клиентами – сейчас мы реагируем на обращения быстрее, что помогает нам поддерживать высокий уровень сервиса и постоянно повышать удовлетворенность наших клиентов,
- рассказала об итогах проекта Светлана Адамович, менеджер проекта компании SATO в России.