Поэтому руководством компании было принято решение провести автоматизацию ключевых процессов работы. Партнером проекта в результате тендера была выбрана ГК «ГЭНДАЛЬФ», сотрудники которой предложили компании комплексное решение на основе «1С:Предприятие 8.2». В течение трех месяцев были выполнены все работы по внедрению, оптимизации и синхронизации новых программных продуктов, а также проведено обучение сотрудников «Технологии света» работе с новыми программами.
В рамках проекта все виды учета: бухгалтерский, кадровый, управленческий и клиентский - были объединены в одной программе - «1С:Комплексная автоматизация». Это позволило синхронизировать всю информацию и объединить данные в одной системе, а также формировать отчеты одновременно по разным направлениям деятельности.
Для решения задачи автоматизации бизнес-процессов в новой системе были созданы специальные формы для планирования поставок и расчета зарплаты. Это позволило организовать в системе автоматический расчет необходимого количества комплектующих для заказа и времени отгрузки товара клиенту на основании остатков материалов и готовой продукции на складах. Расчет заработной платы также формируется системой в соответствии с графиком работы и производительностью работника. Эти нововведения упростили работу сотрудников производственного отдела и департамента продаж: теперь случаи нарушения сроков поставки материалов минимизированы, обработка заказов клиентов осуществляется быстрее, а процент потери заказов снизился.
С точки зрения ведения бухгалтерского учета в компании произошли положительные изменения. Формировать отчеты получается значительно быстрее и проще: ошибки в налоговых декларациях, которые приходилось исправлять в старой программе, теперь исключены. Это относится и к расчету зарплат сотрудников.
Сам процесс ведения учета в компании стал более качественным и прозрачным из-за распределения зон ответственности между сотрудниками, подключенными к программе. Благодаря этому также наладилось взаимодействие с ростовским отделом продаж. Конечно, понадобилось время, чтобы привыкнуть к новым алгоритмам работы и освоить новые инструменты. Но поддержка специалистов центра сопровождения ГК «ГЭНДАЛЬФ» позволила сделать это без ущерба для работы,
— поделилась впечатлениями о работе с новой программой Ольга Жиренкина, главный бухгалтер «Технологий света».
Проект также позволил перевести работу с многочисленными партнерами «Технологий света» (288 федеральных дилеров) в программу «1С:CRM 2.0», которая также была синхронизирована с другими системами учета в компании. Наличие информационной базы с подробной характеристикой каждого клиента и расширенной аналитикой по конкретному субъекту сделало возможным проведение глубокого анализа продаж и снабжения.
Специально для «Технологий света» был разработан нетипичный документооборот, отвечающий особенностям работы компании. Система была настроена на обмен входящими и исходящими документами с крупнейшим дилером компании ЗАО «ЭТМ», что позволяет передавать информацию по стандартным формам с наименьшими трудозатратами.
Всего в компании работают 68 человек, включая собственников, менеджеров и рабочих, и несмотря на это, им удается взаимодействовать с большим количеством контрагентов на всей территории РФ и СНГ. Этому способствует использование современных программных продуктов по управлению предприятием, которые обладают достаточным аналитико-учетным функционалом, позволяющим вести учет при относительно небольших трудозатратах и с наименьшими проблемами. Корректную работу используемого в «Технологиях света» решения обеспечивает команда центра сопровождения ГК «ГЭНДАЛЬФ».