Как стартап сэкономил 1,6 млн рублей с Битрикс24

380
6 минут
По статистике, не более 10% стартапов «выстреливают». Чтобы повысить шансы на успех, важно минимизировать накладные расходы. В этом кейсе специалист компании «Пиком» по внедрению CRM Петр Егоров рассказывает, как компания, оказывающая услуги по 3D-моделированию, сэкономила 1 605 120 рублей на открытии и содержании бизнеса благодаря внедрению Битрикс24.

Клиент и задачи

К команде «Пиком» обратилось несколько специалистов по 3D-графике, которые уже около 8 лет работают в этом направлении и решили открыть свою компанию. Первоначально речь шла только о покупке лицензии Битрикс24 и настройке CRM. Однако проведенный анализ показал, что система будет использоваться для управления не только взаимоотношениями с клиентами, но и проектами в целом.

Поэтому было принято решение о создании на базе Битрикс24 единого информационного пространства, в котором работа с проектами будет максимально прозрачной, начиная от поступления заявки и заканчивая подписанием акта выполненных работ. Для этого специалисты «Пиком» внедрили у команды заказчика методологию управления проектами Scrum, а также настроили работу с задачами и проектами в системе Битрикс24 в соответствии с регламентом компании:

  • При выполнении нового заказа разрабатывается техническое задание, которое готовит менеджер проекта. Его согласовывает арт-директор компании, а потом уже клиент.
  • На основании технического задания разрабатывается макет (чертёж) в программе Autocad, который также согласовывается с арт-директором.
  • Далее на основании чертежа создается полноценная 3D-модель, которая поступает на согласование арт-директору и менеджеру проекта.
  • Последний этап - Post Production, или конечная стадия обработки продукта.
  • Готовая работа отправляется клиенту.

Важным требованием к финальному решению была также возможность ведения в едином информационном пространстве всей документации по проекту.

Решение

В результате проекта в Битрикс24 был полностью реализован регламент работ компании. Так, при поступлении заказа в системе создаётся новый проект с типом «Внешний проект», что позволяет приглашать в него сотрудников со стороны клиента и обеспечить прозрачность взаимодействия с ними.

При создании проекта также распределяются роли между его участниками из числа сотрулников компании, определяется срок реализации и другие настройки. Так, например, каждый проект включает раздел Wiki, который служит для хранения технических требований проекта, регламента работ и прочего.

Настройки внешнего проекта в Битрикс24

Документация с рабочими файлами по каждому проекту хранится на вкладке проекта «Диск», где они сгруппированы по папкам. Благодаря возможности настройки прав руководитель проекта может быть уверен, что каждый пользователь получит доступ только к определенным папкам. При этом использование публичных ссылок для отдельных файлов позволяет просматривать их онлайн без скачивания на компьютер и значительно упрощает взаимодействие участников проекта.

Например, архитектор может выкладывать свои работы в формате dwg (Autocad) в отдельную папку проекта, которую также может просматривать заказчик. Такой подход избавляет от необходимости пересылать на почту клиента все работы и исключает возникновение недоразумений. Отдельные папки создаются также для 3D-моделей, материалов технического задания и выполненных проектов.

В итоге полная документальная база со всеми юридическими документами и выполненными работами по каждому реализованному проекту теперь собрана в Битрикс24.

Папки на Диске в Битрикс24

Все события, связанные с конкретным проектом, фиксируются на вкладке «Календарь». При этом после добавления сотрудника к участникам встречи запись о ней также появится в его личном календаре. Этот функционал позволяет в удобной форме планировать все обсуждения по проекту.

Так как теперь в компании используется методология SCRUM, работа по проекту разбивается на этапы, и все работы, связанные с проектами, фиксируются на вкладке «Задачи» Битрикс24. Так, на этапе разработки технического задания создается соответствующая задача. Для ее выполнения используется бриф, ранее загруженный в специальную папку на вкладке «Диск».

В задаче указывается внутренняя ссылка на этот документ, назначается ответственный (руководитель проекта), а также указываются другие параметры. Задача привязывается к компании-заказчика из CRM, а с помощью галочки в строке «Учет рабочего времени» настраивается отслеживание трудозатрат. Подобным образом настраиваются и другие задачи в рамках остальных этапов работ.

Настройки задачи в Битрикс24

По каждой задаче в рамках проекта фиксируется не только время ее выполнения, но и обсуждения с клиентом в процессе – все комментарии и изменения благодаря этому всегда доступны участникам проекта.

С помощью персонального канбана «Мой план» в Битрикс24 в рамках проекта было настроено рабочее пространство для каждого сотрудника. Так, например, руководитель проекта с его помощью отслеживает статус задач или необходимость их утверждения, а архитектор фиксирует процент выполнения каждой задачи (чертежа).

Вид Мой план в Битрикс24

Выполнение задач в рамках всего проекта или группы отслеживается его руководителем с помощью базового представления «Канбан» в Битрикс24. Сотрудники «Пиком» настроили для заказчика следующие этапы в соответствии с методологией SCRUM:

  • Новые задачи
  • Техническое задание
  • Autocad
  • 3D max
  • Post production
  • Закрыто и реализовано

Канбан проекта в Битрикс24

Все задачи в рамках проекта в данном случае создаются последовательно: новая возникает только после завершения предыдущей. При этом у каждой задачи имеется постановщик и ответственный, она привязана к определенной группе/проекту, у нее имеются сроки выполнения, а каждый подход к задаче строго фиксируется по времени.

Итоги

В результате реализации данного проекта заказчику удалось создать на базе Битрикс24 полноценное виртуальное предприятие, которое функционирует без привязки к какой-либо географической точке.

Единое информационное пространство по каждому проекту обеспечивает доступ к полной информации со всей историей и коммуникациями. При этом каждый сотрудник видит свои задачи в рамках группы и всю необходимую документацию по каждой задаче.

Результаты в цифрах

  • Открытие офиса по 3D-моделированию (регионы):
    • 650 * 500 * 12 (месяцев) = 390 000 руб. в год , аренда офиса площадью 50 кв. м при условии стоимости 1 кв. м 650 руб.;
    • 5 500 *12 (месяцев) = 66 000 руб. в год, оплата интернета в месяц в среднем (регионы),
    • 1 200 * 12 (месяцев) = 14 400 руб. в год, оплата прочих расходов в месяц (бумага для принтера, чай, кофе, вода);
    • 240 000 * 6 = 1 млн 440 тыс. руб., покупка компьютерной техники для 3D моделирования* для 6 сотрудников.

*Компьютеры для 3D-моделирования стоят значительно дороже, чем техника под другие операционные задачи. Для моделирования требуется высокая мощность системы и минимум два монитора на каждый компьютер.

Итого открытие компании с локальным офисом:
390 000 (аренда офиса в год) + 66 000 (интернет в год) + 14 000 (мелкие расходы) + 1 440 000 (компьютерная техника) = 1 910 000 рублей.

  • Открытие виртуальной компании с помощью Битрикс24:
    • 119 880 рублей, покупка лицензии по тарифу «Компания» сроком на 1 год;
    • 0 рублей, внедрение Битрикс24 в рамках пакета CRM+ (единоразовый платёж)*;
    • 2 500 * 32 (часа) = 80 000 рублей, внедрение методологии управления проектами в Битрикс24;
    • 2 500 * 42 (часа) = 105 000 рублей, персональное обучение сотрудников работе с системой Битрикс24.

*По условиям компании при покупке лицензии.

Итого открытие виртуальной компании:
119 880 (лицензия за год) + 80 000 (внедрение методологии управления) + 105 000 (интенсивное обучение) = 304 880 рублей.
*Значительная экономия достигается за счет отсутствия необходимости покупать в этом случае компьютерную и прочую офисную технику.

Разница в цифрах:
1 910 000 (открытие локальное) - 304 880 (открытие виртуальное) = 1 605 120 рублей, то есть более полутора миллиона рублей можно таким образом сэкономить при открытии. Дополнительно ежегодная экономия на аренде офиса составит еще 390 000 рублей.

Обсуждение


Мы используем cookies, чтобы вам было удобно. Оставаясь на сайте, вы подтверждаете, что ознакомились с Политикой в отношении использования cookie-файлов на наших порталах и даёте согласие на их использование.

Подробнее