Клиент и задачи
К команде «Пиком» обратилось несколько специалистов по 3D-графике, которые уже около 8 лет работают в этом направлении и решили открыть свою компанию. Первоначально речь шла только о покупке лицензии Битрикс24 и настройке CRM. Однако проведенный анализ показал, что система будет использоваться для управления не только взаимоотношениями с клиентами, но и проектами в целом.
Поэтому было принято решение о создании на базе Битрикс24 единого информационного пространства, в котором работа с проектами будет максимально прозрачной, начиная от поступления заявки и заканчивая подписанием акта выполненных работ. Для этого специалисты «Пиком» внедрили у команды заказчика методологию управления проектами Scrum, а также настроили работу с задачами и проектами в системе Битрикс24 в соответствии с регламентом компании:
- При выполнении нового заказа разрабатывается техническое задание, которое готовит менеджер проекта. Его согласовывает арт-директор компании, а потом уже клиент.
- На основании технического задания разрабатывается макет (чертёж) в программе Autocad, который также согласовывается с арт-директором.
- Далее на основании чертежа создается полноценная 3D-модель, которая поступает на согласование арт-директору и менеджеру проекта.
- Последний этап - Post Production, или конечная стадия обработки продукта.
- Готовая работа отправляется клиенту.
Важным требованием к финальному решению была также возможность ведения в едином информационном пространстве всей документации по проекту.
Решение
В результате проекта в Битрикс24 был полностью реализован регламент работ компании. Так, при поступлении заказа в системе создаётся новый проект с типом «Внешний проект», что позволяет приглашать в него сотрудников со стороны клиента и обеспечить прозрачность взаимодействия с ними.
При создании проекта также распределяются роли между его участниками из числа сотрулников компании, определяется срок реализации и другие настройки. Так, например, каждый проект включает раздел Wiki, который служит для хранения технических требований проекта, регламента работ и прочего.
Документация с рабочими файлами по каждому проекту хранится на вкладке проекта «Диск», где они сгруппированы по папкам. Благодаря возможности настройки прав руководитель проекта может быть уверен, что каждый пользователь получит доступ только к определенным папкам. При этом использование публичных ссылок для отдельных файлов позволяет просматривать их онлайн без скачивания на компьютер и значительно упрощает взаимодействие участников проекта.
Например, архитектор может выкладывать свои работы в формате dwg (Autocad) в отдельную папку проекта, которую также может просматривать заказчик. Такой подход избавляет от необходимости пересылать на почту клиента все работы и исключает возникновение недоразумений. Отдельные папки создаются также для 3D-моделей, материалов технического задания и выполненных проектов.
В итоге полная документальная база со всеми юридическими документами и выполненными работами по каждому реализованному проекту теперь собрана в Битрикс24.
Все события, связанные с конкретным проектом, фиксируются на вкладке «Календарь». При этом после добавления сотрудника к участникам встречи запись о ней также появится в его личном календаре. Этот функционал позволяет в удобной форме планировать все обсуждения по проекту.
Так как теперь в компании используется методология SCRUM, работа по проекту разбивается на этапы, и все работы, связанные с проектами, фиксируются на вкладке «Задачи» Битрикс24. Так, на этапе разработки технического задания создается соответствующая задача. Для ее выполнения используется бриф, ранее загруженный в специальную папку на вкладке «Диск».
В задаче указывается внутренняя ссылка на этот документ, назначается ответственный (руководитель проекта), а также указываются другие параметры. Задача привязывается к компании-заказчика из CRM, а с помощью галочки в строке «Учет рабочего времени» настраивается отслеживание трудозатрат. Подобным образом настраиваются и другие задачи в рамках остальных этапов работ.
По каждой задаче в рамках проекта фиксируется не только время ее выполнения, но и обсуждения с клиентом в процессе – все комментарии и изменения благодаря этому всегда доступны участникам проекта.
С помощью персонального канбана «Мой план» в Битрикс24 в рамках проекта было настроено рабочее пространство для каждого сотрудника. Так, например, руководитель проекта с его помощью отслеживает статус задач или необходимость их утверждения, а архитектор фиксирует процент выполнения каждой задачи (чертежа).
Выполнение задач в рамках всего проекта или группы отслеживается его руководителем с помощью базового представления «Канбан» в Битрикс24. Сотрудники «Пиком» настроили для заказчика следующие этапы в соответствии с методологией SCRUM:
- Новые задачи
- Техническое задание
- Autocad
- 3D max
- Post production
- Закрыто и реализовано
Все задачи в рамках проекта в данном случае создаются последовательно: новая возникает только после завершения предыдущей. При этом у каждой задачи имеется постановщик и ответственный, она привязана к определенной группе/проекту, у нее имеются сроки выполнения, а каждый подход к задаче строго фиксируется по времени.
Итоги
В результате реализации данного проекта заказчику удалось создать на базе Битрикс24 полноценное виртуальное предприятие, которое функционирует без привязки к какой-либо географической точке.
Единое информационное пространство по каждому проекту обеспечивает доступ к полной информации со всей историей и коммуникациями. При этом каждый сотрудник видит свои задачи в рамках группы и всю необходимую документацию по каждой задаче.
Результаты в цифрах
- Открытие офиса по 3D-моделированию (регионы):
- 650 * 500 * 12 (месяцев) = 390 000 руб. в год , аренда офиса площадью 50 кв. м при условии стоимости 1 кв. м 650 руб.;
- 5 500 *12 (месяцев) = 66 000 руб. в год, оплата интернета в месяц в среднем (регионы),
- 1 200 * 12 (месяцев) = 14 400 руб. в год, оплата прочих расходов в месяц (бумага для принтера, чай, кофе, вода);
- 240 000 * 6 = 1 млн 440 тыс. руб., покупка компьютерной техники для 3D моделирования* для 6 сотрудников.
*Компьютеры для 3D-моделирования стоят значительно дороже, чем техника под другие операционные задачи. Для моделирования требуется высокая мощность системы и минимум два монитора на каждый компьютер.
Итого открытие компании с локальным офисом:
390 000 (аренда офиса в год) + 66 000 (интернет в год) + 14 000 (мелкие расходы) + 1 440 000 (компьютерная техника) = 1 910 000 рублей.
- Открытие виртуальной компании с помощью Битрикс24:
- 119 880 рублей, покупка лицензии по тарифу «Компания» сроком на 1 год;
- 0 рублей, внедрение Битрикс24 в рамках пакета CRM+ (единоразовый платёж)*;
- 2 500 * 32 (часа) = 80 000 рублей, внедрение методологии управления проектами в Битрикс24;
- 2 500 * 42 (часа) = 105 000 рублей, персональное обучение сотрудников работе с системой Битрикс24.
*По условиям компании при покупке лицензии.
Итого открытие виртуальной компании:
119 880 (лицензия за год) + 80 000 (внедрение методологии управления) + 105 000 (интенсивное обучение) = 304 880 рублей.
*Значительная экономия достигается за счет отсутствия необходимости покупать в этом случае компьютерную и прочую офисную технику.
Разница в цифрах:
1 910 000 (открытие локальное) - 304 880 (открытие виртуальное) = 1 605 120 рублей, то есть более полутора миллиона рублей можно таким образом сэкономить при открытии. Дополнительно ежегодная экономия на аренде офиса составит еще 390 000 рублей.