Первым делом в рамках проекта были настроены три базы:
- клиентская база, позволившая собрать все данные по клиенту в одном месте. В результате у агентов появился доступ к истории клиента и его предпочтениям по объектам и цене, что дает возможность точнее подбирать для него новые варианты, а благодаря функции звонка из системы - ускорить переговоры;
- база объектов недвижимости, доступная в отраслевом CRM-решении, систематизирует все данные и помогает отслеживать актуальные статусы объектов;
- база заявок с данными о заключении договора.
Для менеджеров, принимающих заявки, были настроены права доступа, позволяющие работать только со своими клиентами. Ведь вопрос распределения клиентов - один из самых важных для риэлторов.
CRM-система была также интегрирована с коммуникационными сервисами. Так, интеграция с SIP-телефонией позволила автоматически определять номер клиента и открывать менеджеру агентства доступ к его истории. В рамках интеграции также записываются сами звонки и данные о пропущенных вызовах.
Использование внутри CRM-системы корпоративной почты для общения с клиентами устранило проблему потери писем, существовавшую в агентстве до этого: теперь вся переписка хранится в карточке клиента и доступна в любой момент. Еще одной важной функцией внедренного решения стало автоматическое уведомление риэлторов об обращениях с сайта, по почте или телефону.
Как и многие в отрасли, агентство недвижимости постоянно решало проблемы высокой текучки среди риэлторов и необходимости адаптации новичков к работе. До внедрения CRM-системы это требовало дополнительных затрат и времени. Однако новые инструменты позволяют руководству компании выстроить систему поощрений, основанную на объективных данных о продуктивности и качестве работы агентов, а благодаря Базе знаний обучение новичков проходит быстрее.
В числе других полезных для персонала и руководства агентства функций нового решения:
- сквозная аналитика (главные показатели бизнеса, эффективность рекламных вложений);
- календарь дел;
- шаблоны документов для оформления сделок с недвижимостью (с автоматическим заполнением данных клиента);
- напоминания о звонках клиентам и делах;
- мультичаты для общения с коллегами.
Важным составляющим внедренной CRM-системы на базе «Простого бизнеса» стало мобильное приложение для риэлторов агентства, которое позволяет им работать с базой объектов недвижимости и базой клиентов вне офиса.
В системе очень удобно организована база данных клиентов: сохраняется вся история контактов по каждому клиенту, поэтому наши менеджеры могут оперативно изучить историю вопроса и быстро помочь обратившемуся. Грамотно организована работа с задачами: руководство всегда видит, какими задачами заняты сотрудники, что помогает оценить загруженность персонала и продуктивно распределять рабочую нагрузку. С помощью email-рассылки, которую очень просто организовать через систему «Простой бизнес», мы информируем клиентов об акциях и новых предложениях. Наши сотрудники также используют Android-версию «Простого бизнеса», всегда имея под рукой мобильный офис, через который они оперативно общаются с коллегами и быстро отвечают на запросы клиентов,
— рассказал об эффективности новой системы организации бизнес-процессов после внедрения CRM Ринат Файзуллин, директор компании «Эксперт-Премьер» – сети агентств недвижимости «Эксперт», внедривший «Простой бизнес» ранее.
В общей сложности проект длился 5 дней. Благодаря внедрению готового отраслевого решения команде проекта потребовалось меньше времени для его настройки под ключ, и сотрудники так смогли практически сразу приступить к работе в новой системе. В числе ключевых результатов проекта:
- повышение удобства работы с базами, что помогло обрабатывать запросы клиентов, в среднем, втрое быстрее;
- удвоилось число повторных заявок;
- в 4 раза сократилось время подготовки документов;
- снижение потерь клиентов за счет анализа записи разговоров и устранения ошибок в работе агентов.
Более подробная информация о функционале отраслевой CRM для агентства недвижимости доступна на сайте разработчика по ссылке и в каталоге портала.