Эксперимент 1: Выставление счетов
По условиям первого эксперимента менеджер Дмитрий должен был обратиться к бухгалтеру для составления счета. Бухгалтер Юлия использовала для подготовки счета два способа:
- нашла на компьютере предыдущий счет, открыла его, изменила данные, поставила сумму, написала ее прописью, изменила даты, сохранила счет, передала его Дмитрию через скайп. Дмитрий написал письмо клиенту, прикрепил и отправил счет. Всего 25 минут;
- открыла 1С, добавила контрагента, выбрала или добавила услугу, сохранила счет в Excel. Отдельно добавила отсканированные печать и подпись, пересохранила счет и отправила его Дмитрию, который переслал счет клиенту. Всего 15 минут.
Для сравнения Дмитрий также сделал счет сам с помощью инструментов системы «Простой бизнес»: создал «задачу» для хранения документов по клиенту, добавил в нее счет, вписал данные плательщика, наименование услуги и сумму (дата и сумма прописью проставляются автоматически), экспортировал счет в Word и в этой же задаче отправил письмо клиенту с прикрепленным счетом. Всего 4 минуты 12 секунд.
Таким образом, при использовании первого способа формирования счета бухгалтером экономится 21 минута, при втором – 11 минут. Если в компании ежедневно выставляется 10 счетов, то в сравнении со вторым способом за месяц использования инструментов CRM-системы можно сэкономить до 5 рабочих дней: 10 счетов * 11 минут в день * 20 рабочих дней месяца = 2200 минут. А компания, которая делает счета в Excel, сэкономила бы почти 9 рабочих дней.
Эксперимент 2: Звонки клиентам
Согласно условиям второго эксперимента при входящем звонке клиента необходимо было определить ответственного менеджера и сообщить ему, чтобы он связался с клиентом (номер клиента определился). Всего в компании работает 10 менеджеров по продажам, каждый из которых работает с отдельной базой по 3 тысячи клиентов в Excel. Отправка номера телефона звонившего клиента в скайп всем менеджерам и проверка ими совпадения по своим базам занимала около 4 минут. То есть клиенту приходилось ждать звонка 4 минуты. За это время он может просто позвонить компании-конкуренту.
Система «Простой бизнес» имеет встроенную IP-телефонию, а вся база клиентов разделена по менеджерам: при поступлении звонка оператор видит не только данные клиента, но также имя его менеджера. В этом случае информация о звонке может быть сразу передана нужному менеджеру, который оперативно связывается с клиентом. Он ждет звонка всего около минуты.
При этом экономится также время остальных 9-ти менеджеров, которым не нужно искать номер по своим базам.
Таким образом, интегрированное CRM-решение позволяет сэкономить на одном входящем звонке до 40 минут времени 10 менеджеров по продажам.
В описанном случае при 10 входящих звонках в день сэкономленное время составит 360 минут в день = 7200 минут в месяц = 120 часов или 15 рабочих дней. Остается только подсчитать, сколько новых клиентов менеджеры по продажам смогут привлечь за это время.
Проведенные эксперименты подтвердили тезис об увеличении эффективности работы за счет использования специализированных систем автоматизации. Инструменты системы «Простой бизнес» помогли заметно сэкономить время компании – самый дорогой ресурс для бизнеса. Кроме того, такой поход позволяет удерживать клиентов высоким качеством обслуживания.