Для оперативного управления фондом недвижимости, включающим более 300 квартир для сдачи в аренду в Санкт-Петербурге, компании было необходимо автоматизировать все процессы взаимодействия с арендаторами. Для решения этой задачи SATO выбрали CRM-систему на базе облачной платформы Microsoft Dynamics CRM Online, полностью соответствующую ожиданиям компании. Критериями выбора стали подходящие функциональные возможности, соответствие международным стандартам и облачная версия продукта.
В качестве партнера по внедрению в результате проведенного тендера стала компания «КОРУС Консалтинг», имеющая опыт внедрения системы как в сфере недвижимости, так и в международных компаниях, а также обладающая большим опытом внедрения облачной CRM.
Основной целью проекта стала консолидация информации о клиентах, квартирах, договорах аренды, обращениях клиентов в едином CRM-решении. Внедренная система позволяет упорядочить и ускорить процессы по заключению договоров аренды и выставлению счетов, обеспечить оптимальную организацию работы с обращениями и реализовать быстрое формирование управленческих отчетов.
Несмотря на то, что SATO владеет достаточно большим жилым фондом в России, мы до сих пор не имели локальной централизованной системы учета арендаторов, квартир, обращений и поэтому постоянно были вынуждены выполнять множество ручных операций по подготовке и заключению договоров аренды, выставлению счетов, подготовке отчетов. В качестве примера могу привести срок, который мы ежемесячно тратили на то, чтобы выставить все счета клиентам, а их уже более 300. Процедура выставления ежемесячных счетов в совокупности занимала у нас больше недели. С Microsoft Dynamics CRM Online мы делаем это за считанные часы и не тратим время на повторение однотипных операций. Кроме того, в несколько раз сократилось время на подготовку отчетности, что было для нас одной из важных целей проекта. Подготовка ежемесячных отчетов теперь не делается нами вручную в течение нескольких дней, как это было раньше. Теперь все автоматически формируется в системе за пару минут,
— рассказывает о премуществах внедрения CRM-системы Йоханна Пуранен, генеральный директор компании SATO в России.
В ходе проекта была реализована автоматизация комплексного процесса работы с недвижимостью – ведение каталога квартир и жилых комплексов, справочника мебели и оборудования по квартирам, прайс-листов со стоимостью аренды, настроены типовые печатные формы, что сократило время на оформление договоров. В компании появилась возможность вести учет клиентской базы и подрядчиков, автоматизировать взаимоотношения с клиентами на всем цикле работы – от первого контакта до подписания договора аренды. Также в рамках решения сотрудники отдела обслуживания получили возможность работать с обращениями по квартирам, которые поступают от арендаторов.
Внедрение Microsoft Dynamics CRM Online предоставило возможность формировать аналитическую отчетность по показателям прибыльности, обороту и простоям квартир. Подобная информация, оперативно представленная руководству SATO, помогает наиболее точно определять параметры объектов для будущих инвестиций и принимать обоснованные управленческие решения по работе с существующим фондом недвижимости.
Специалисты «КОРУС Консалтинг» также реализовали в рамках проекта интеграцию CRM-решения с системой «1С:Предприятие» для обмена договорами и счетами. Теперь сотрудники отдела по работе с клиентами могут выставлять счета и отслеживать оплаты, используя Microsoft Dynamics CRM Online.
В условиях динамичного развития компания SATO приняла правильное решение в пользу облачной версии Microsoft Dynamics CRM Online. Бизнес SATO в Санкт-Петербурге укрупняется – растет количество квартир и арендаторов, но вместе с тем увеличивается и количество документов, с которыми необходимо работать сотрудникам компании. Построенное нами решение позволяет оперативно реагировать на любые изменения – подключать новых пользователей, расширять функциональность, и что самое главное – несмотря на рост бизнеса система позволит компании удерживать тот высокий уровень сервиса, к которому привыкли клиенты SATO,
— комментирует проект Мария Бар-Бирюкова, руководитель департамента CRM ГК «КОРУС Консалтинг».