В рекламном агентстве Alvia Grup SRL (Молдова, г. Кишинев) стартовал проект внедрения CRM системы. Это первая молдавская компания, которая выбрала для автоматизации управления отраслевое решение "Клиент-Коммуникатор: Полиграфия и Сувенирный бизнес (КК: ПСБ)".
"КК: ПСБ" - комплексное решение, созданное на основе опыта внедрений в других отраслях, обладает богатым функционалом CRM системы "Клиент-Коммуникатор". Оно позволяет хранить историю отношений с каждым клиентом, контролировать различные стадии взаимоотношений, формировать договоры и спецификации, акты сверки, "на лету" составлять отчеты о продажах.
Система внедряется в агентстве Alvia Grup SRL для управления всеми этапами продаж и обслуживания клиентов, включая также процессы импорта продукции, хранения на складе и производства (брендинг продукции под заказ). В рамках единого программного решения также решаются задачи получения оперативной финансовой и товарной отчетности, ведения электронного документооборота и контроля работы персонала.
К использованию "КК: ПСБ" компанию побудила необходимость решения ряда управленческих проблем, мешающих дальнейшему развитию бизнеса. Руководитель Alvia Grup SRL, Александр Селиванов, так описал самые важные ситуации, требующие решения: "Во-первых, это разрозненность клиентской базы в отделе продаж, в результате чего уход сотрудника обычно вел к потере большей части данных о его клиентах. Нормальной работе агентства мешала также и разрозненность хранения документации, различных файлов (счета, макеты, накладные).
Во-вторых, у нас не было четкого механизма контроля бизнес-процессов, и как следствие этого - необходимость постоянно контролировать ведение заказа "вручную", особенно в момент передачи заказа из офиса в мастерскую. В результате этого могла возникнуть неприятная для всех ситуация с невыполнением сроков работ или могли быть не учтены некоторые технические пожелания клиента.
К решению этих проблем было бы трудно подступиться без использования единой базы данных, без комплексного решения для автоматизации управления. Потому что оперативной статистики по выполняемым объемам работы сотрудников не было. А товарный учет был организован отдельно от выписки счетов. Как следствие - сбои в списании продуктов со склада, неправильное выписывание продукта в накладной и т.д."
В результате для проекта внедрения системы были поставлены следующие цели:
- Создание клиентской базы данных, сохранность которой не будет зависеть от менеджера лично.
- Централизованное хранение счетов, коммерческих предложений и другой документации, возможность быстрого их поиска.
- Автоматизация процесса продаж: коммерческое предложение - заказ - склад - мастерская - офис - клиент.
- Возможность получения различного рода отчетов из одного источника: обороты по заказчикам, обороты по типам продукции и пр.
Сотрудники компании изучили в работе демо-версию "КК: Полиграфия и Сувенирный бизнес" и приняли участие на обучающем вебинаре разработчиков. В результате, отметив гибкость и легкость настройки решения, в Alvia Grup SRL решили в основном самостоятельно организовать процесс его внедрения, а техподдержку использовать по ситуации. После ввода необходимых для запуска данных, агентство сразу приступит к работе с готовым решением, по порядку достигая поставленных целей.