До реализации проекта процесс планирования продаж и прогнозирования бюджетов в Ипсен реализовывался с использованием Excel: по всем представительствам компании формируются операционные планы на год, стратегические – на 5 лет, а также скользящий бюджет продаж на 18 месяцев, который ежемесячно пересматривается. Использование для этих целей Excel не позволяло менеджерам компании добиться достаточной точности и необходимого уровня детализации при расчетах, а также проявить достаточную гибкость. Кроме того, при ручном вводе данных допускались ошибки, вызванные «человеческим фактором».
Возможности платформы IBM Cognos Express, выбранной для создания новой системы планирования продаж, позволили создать удобный механизм планирования нескольких версий бюджета в нужной степени детализации. Кроме этого, решение помогает обрабатывать данные по всем подразделениям и дистрибьюторам фармкомпании в режиме реального времени. Прогнозы по продажам и бюджетам автоматически пересчитываются в зависимости от изменения входных данных – валютного курса, цен, текущей динамики продаж дистрибьюторов.
Благодаря новой системе мы получили “единую версию правды” для российского представительства Ипсен, а значит, можем в любой момент сформировать детальную картину бизнеса для себя и штаб-квартиры,
— отмечает Петр Иванов, директор по IT и BI компании Ипсен.
Система была введена в эксплуатацию всего за 5 месяцев, включая период обучения сотрудников фармкомпании. В планах Ипсен развитие решения в направлении интеграции системы бюджетирования с головной компанией, а также использование новой платформы для планирования расходов и формирования отчетности о прибылях и убытках (P&L).