Для решения ряда ключевых задач руководством бизнес-школы было принято решение о внедрении информационной системы, которая позволила бы не только вести базу данных слушателей ИМИСП, включая показатели их успеваемости и посещаемости, но и повысить эффективность управления учебным процессом. Основными пользователями новой системы должны были стать отделы маркетинга и продаж, а также группа администрирования учебных программ.
Создание единой информационной системы в рамках проекта позволило исключить дублирование ввода данных в разные системы и оперативно обеспечивать все отделы однозначной информацией. За основу решения была выбрана конфигурация «1С:CRM», в которой были дополнительно разработаны модули управления расписанием и учебным процессом.
Внедрение решения проходило в два этапа. Автоматизация процесса управления расписанием, реализованная на первом этапе, позволила обеспечить возможность составления расписания по учебным планам и управления изменениями в расписании. В рамках данного этапа была также проведена интеграция решения с системой бюджетирования PALO и с портальным решением Moodle.
На втором этапе проекта был внедрен модуль управления учебным процессом, позволяющий:
- проводить набор и зачисление слушателей на программы;
- готовить договорную документацию и другие документы по обеспечению учебного процесса;
- вести учет и контроль посещаемости и успеваемости слушателей;
- анализировать результаты анкетирования для контроля качества обучения;
- отслеживать оплату обучения;
- рассчитывать отработанное преподавателями время в соответствии с расписанием;
- формировать документы по завершению обучения;
- готовить аналитическую отчетность по системе управления учебным процессом и др.
Реализованные в рамках проекта интеграции CRM-решения с системой «1С:Бухгалтерия» (для контроля оплаты договоров и учета затрат), а также системами «1С:Зарплата и управление персоналом» и «Электронная проходная», предоставившими возможность вести учет рабочего времени преподавателей для начисления зарплаты и бонусов за реализацию курсов, позволили в полном объеме решить поставленные в начале проекта задачи.
Мы получили сквозную автоматизированную систему планирования и учета учебного процесса, загруженности преподавателей и аудиторий. Все документы, сопровождающие процесс обучения слушателя, формируются и хранятся в системе. Теперь мы можем отследить историю обучения от момента обращения до получения диплома. Мы благодарим команду «КОРУС Консалтинг» за профессионализм в реализации проекта. В рамках дельнейшего сотрудничества планируется проведение специалистами «КОРУС Консалтинг» работ по третьему этапу – создание системы обеспечения маркетинговой деятельности ИМИСП,
— комментирует результаты проекта Федор Рагин, проректор бизнес-школы ИМИСП.
После реализации двух этапов проекта в ИМИСП внедрена система, обеспечивающая информационное взаимодействие группы администрирования программ с отделом маркетинга и продаж. Новая система поддерживает деятельность по управлению расписанием и учебным процессом, обеспечивает преемственность данных о контрагентах-слушателях, фиксирует обратную связь со ними по результатам обучения, позволяет формировать затраты по программам обучения для их передачи в систему БУ и реализует обмен данными между различными подсистемами в ИМИСП.